定款の 備え置き、閲覧、謄写とは？
石川県で会社設立専門の行政書士をしています、
行政書士法人スマイルの出見世です！
アクセスありがとうございます！
皆さまとのご縁に感謝いたします！
これまで何度もご案内していますが、
会社を新しく設立するにあたり
一番最初になされるのが
“定款”の作成です。
“定款”は会社のルールブックであり
その会社の運営は、
定款に書かれたルールに則って
行われる必要があります。
会社を経営していると
様々な書類を目にしたり、
または作成したりしますが、
その中でも“最も重要な書類”と言えるのが
この“定款”でしょう。
さて法律では、
この定款を、
本店と支店に
必ず“備え置く”ように定められています。
さらに、
その会社の株主と“債権者”は
その会社の営業時間内であれば
いつでも定款の
“閲覧”または“謄写(とうしゃ)”を
求めることができ、
会社はその請求に応じなければならないと
定められています。
「備え置く」「備え置き」とは？
文字通り、
会社に「置いておく」「保管しておく」
という意味ですね。
ただし、
設立したばかりの会社等、
定款の変更をしていない会社が持っているのは
公証人役場で認証された
「原始定款」の原本の1部のみです。
では、
支店があるため複数の定款が必要な場合や、
原始定款の紛失を防ぐために
なるべく原本を社内に置きたくない場合には、
どうやって備え置けばよいでしょうか？
定款の備え置きは、
必ずしも原始定款の原本のみが
求められている訳ではございません。
例えば、
定款原本のコピーであったり、
パソコンのデータで保管しても構いません。
次に、株主と“債権者”とありますが、
“債権者”とは、会社に何らかの債権を
もっている人のことを言います。
(もちろん法人も含みます)
ちなみに債権とは
お金を支払ってもらえる金銭債権だけではなく
不動産や物品の引渡しを受けたり、
サービスを受ける権利など、
全ての債権を含みます。
つまり、
会社のオーナーである株主が
「せっかく出資したのに全然配当が無いぞ！」
と会社の経営・運営を疑問に思ったり、
会社の金銭債権者が
「期限が過ぎたのにお金を払ってくれない！」
などと思ったりしたときに、
「この会社のルールはどうなってるんだ！」
「定款を見せてみろ！」
と請求する権利が認められている訳です。
続いて、
“閲覧”と“謄写”ですが、
読んで字のごとく、
“閲覧”は、
実際に書面である定款を見る(読む)ことです。
“謄写”は
データをプリントアウトしたり、
コピーしたりすることです。
定款が書面で“備え置かれて”いる場合であれば
実際に会社内で見たり読んだりできますし、
定款の全部もしくは一部のコピーを貰ったり
することができます。
（有料か無料かは、会社の規程によります）
また、定款が
パソコンのデータなどで保管されている場合は
例えば、
それをプリントアウトしたり
会社のホームページ等に掲載したり
電子メール等でデータを送信するよう
会社が定めた方法にて求めることができます。
少し難しいようにも感じるかもしれませんが、
結局のところ、法令は何を言いたいかというと…
「大事な“定款”ですが、
決して【社外秘】という訳でありませんよ。」
「そんな大事な書類なのですから、
ちゃんと保管や管理を徹底して、
必要な時にすぐに取り出せるように
準備しておきなさいね。」
「よくパソコンのデータ更新を繰り返すことで
【あれ？一番新しいのってどれだっけ？】
って、なっている人がいますが、
そうゆうのがダメってことです。」
…という様な事を
言っているのに過ぎないかと思います(笑)。
ただし、このように
会社が作成する書類一つをとっても
その管理について法令で定められている
ことは事実です！
コンプライアンス(法令遵守)は、
今や会社の“強み”にもなります。
些細と感じるルールでも、
しっかりと守っていくことで、
社内外を問わず信頼される
そんな会社でありたいものですね！
行政書士法人スマイルは
企業法務・コンプライアンスの
プロフェッショナルです！
特に、会社のルールブック『定款』の
作成・変更は得意分野です！
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きっと皆さまを笑顔にして差し上げますよ！
