「原本・謄本・正本・副本」の意味と違い

石川県で会社設立・企業法務専門の

行政書士をしています、

行政書士法人スマイルの出見世です！

アクセスありがとうございます！

皆さまとのご縁に感謝いたします！

皆さまが携わられるお仕事上においても

取引先や関係官公署から

指定された書類の提出を求められることは

多々あるかと思います。

以下に紹介したのは、

ある官公署に補助金の申請をするにあたり

提出しなければならない書類の案内です。

着目して欲しいのは

「正本1部、副本5部」

と記載の部分です。

皆さまは、

正本や副本の違いなど

具体的に説明できますか？

正本・副本という表現以外にも

「原本」や「謄本」といった

文言も見たり・聞いたりしたことは

多いかと思います。

今回のブログでは、

そんな皆さまのご要望にお応えして

原本・謄本・正本・副本

の意味と違いをご案内いたします！

まずは

原本

…原本は、皆さまもご存知か予想したとおり、

作成した書類そのもののことを言います。

例えば、“契約書”や官公署に提出する“申請書”に

当事者が記名押印・署名捺印した

オリジナルのものです。

続いて

謄本

…謄本は、原本のコピー(複写・複製したもの)

を言います。

よく法務局で入手する

法人や不動産の「全部事項証明書」のことを

「登記簿謄本」と言いますが、

これは法務局に実際に保管してある原本を

写したもの・複製したものという意味で

登記簿謄本と言われています。

実際は、全部事項証明書も登記簿謄本も

全く同じものです。

では上記の例にもあった

正本

ですが

…正本の、本来の正式な意味は

『謄本でも原本と同じ効力が認められたもの』

のことを言います。

例えば、「“定款の正本”を提出」という場合だと、

定款は会社にとって“超”がつく重要書類ですから

原本である“原始定款”を会社外部の方などに

“閲覧”して頂くことはあっても、

“提出”することなんて皆無と言って良いでしょう。

こういった時は、原始定款のコピー等(つまり謄本)

に

『本謄本は、株式会社○○の現行定款であることを

証明する』などの文言を記載し、

代表者の記名押印することで、

その定款のコピーの“真正性”を証明し

“正本”とする訳です。

最後に、

副本

…一般的には、“契約書”など

同一書類を複数作成した場合に、

1通を正本とし、残りを“副本”といいます。

しかし、契約書の場合は正本・副本の全てに、

契約者が記名押印もしくは署名捺印している訳

ですから、先に説明した『原本』となんら変わりは

ありません！

つまり官公署に提出する“申請書”であれば、

先の例のように「正本1部、副本5部」の提出を

求められているのなら、

記名押印もしくは署名捺印された原本を

6部用意するという形になります。

※ただし、提出先によっては

副本はコピーでも構わない…

とする場合もありますので、

原本提出を懸念される場合は

確認されると良いでしょう。

いかがでしたでしょうか？

皆さまのお仕事において、

今後も「原本・謄本・正本・副本」

といったような、

ややこしい事例が出てきた場合は

是非こちらのブログを

思い出して頂ければ幸いです！

行政書士法人スマイルは

書類作成のプロフェッショナルとして

皆様のお仕事を全力でサポートします！

今回のブログでご案内したような

「今さら恥ずかしくて人に聞けない…」

そんな素朴な疑問にも

誠実・謙虚・さわやか・にこやかに

対応いたします！

きっと皆さまを“笑顔”にして差し上げますよ！