会社の憲法「定款」をデータで保存?

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会社の憲法「定款」をデータで保存?


石川県で会社設立専門の行政書士をしています、
行政書士法人スマイルの出見世です!

 

アクセスありがとうございます!
皆さまとのご縁に感謝いたします!

 

 

これまでも当ブログでは何度もご案内
していることですが、

 

会社などの法人は、
発起人が定款を作成するところから
設立へ向けて動き出す形になります。
以前のブログ【会社を設立するにあたり最初にやること】

 

 

 

 

定款はその会社・法人にとっての
『ルールブック』『憲法』と呼ばれる
とっても重要なものです。

 

一般的に、書籍やネットなどでは『憲法』
比喩されていることが多いかと思いますが、

 

行政書士法人スマイルの当ブログでは、
『ルールブック』とご案内する事にしています。

 

 

理由は、
あまり法令や法務等が詳しくない方にとっても
“わかりやすい”表現だと思っているからです!

 

 

ちなみに補足なんですが…
『憲法』は『法律』とは違います。

 

『憲法』は、国が国民に対して約束した
国の義務を定めたもので、変更等をするには
国民投票が必要であり、天皇であろうが、
総理大臣であろうが、国会であろうが
それを変えることができないものです。

 

一方で『法律』とは、
国民の義務を定めたものが多く、
変更は国会の決議でできるものです。

 

『憲法』『法律』『政令』『条例』等を
大学の法学部などでは
総称して『法令』と呼びます。

 

従って、会社にとって安易に変えることが
許されない『定款』を『憲法』と比喩する
ことも頷けます。

 

 

そんな重要な『定款』ですが、会社・法人は
その定款を、必ずその本社に『保管』する事が、

 

法律(会社法)で求められています。

 

それは、何故かというと、同じく法律で、
会社はその株主(出資者等)や債権者

定款の閲覧を求められた場合は(会社の営業時間なら)
必ず応じなければならないと定められています。

 

 

簡単に言うと

 

『なんだ?この会社?全然利益が出てないぞ!』
『お金の支払いが良くないぞ!払ってくれよ!』

 

…と思った、株主や債権者が、

 

 

『おい!社長!ちゃんと経営してるのですか?』
『定款通りの運営をしているのですか?』

 

 

『だったら、ちょっと定款を見せて下さい!』

 

 

…と言ったケースには、
ちゃんとした対応を求められる訳です。

 

 

そのため、例外なく
定款の保存が義務となっています。

 

 

ところで、この『定款の保存方法』ですが、

 

IT技術の発達により“ペーパーレス化”
顕著な昨今、書面による原本の保存が
必要なのでしょうか?

 

 

結論を申し上げると
『PDF等の電磁的記録にて保存が可能!』です。

 

 

つまり、定款もペーパーレス化が可能となります。

 

 

株式会社の場合であれば、
設立時に、公証人による認証を受けた原始定款
必ず書面で残されるかと思いますが、
それをPDF等にスキャンして保存も可能です。
変更の手続きも必要ありません。

 

ただし、会社としてそのスキャンデータが
間違いなく原本であることを、
証明できるようにしておく必要があります。

 

 

なお、合同会社であれば
設立時の公証人による定款認証が必要ないので、
はじめから電磁的記録による定款が原本でも
構わないということになります。
(原本である証明は必要です。)

 

 

 

 

皆さまが、もし発起人となって
会社設立をされる場合、はじめてする事務仕事が
定款の作成です。

 

そんな大事な定款です

 

何一つ瑕疵(ミスなど)がなく、
大切に作り上げ、大切に保存したいものですね。

 

 

 

 

石川県で、会社設立時の定款作成を
お考えの起業家の皆さま!
ぜひ行政書士法人スマイルにお声がけ下さい!

 

きっと皆さまを笑顔にして差し上げます!