会社の『議事録』についてちょっと詳しく

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会社の『議事録』についてちょっと詳しく


石川県で会社設立専門の行政書士をしています、

行政書士法人スマイルの出見世です!

 

 

アクセスありがとうございます!

皆さまとのご縁に感謝いたします!

 

 

 

 

株式会社の場合、

 

株主総会

事業年度終了後一定期間内に

1回以上

(一般的には3ヶ月以内、年に1回以上)

 

 

 

 

 

取締役会

3ヶ月に1回以上

(年に4回以上)

 

 

 

 

 

開催しなければならないと

法律で定められています。

 

 

 

また、

株主総会取締役会を開催した場合は、

その議事録を作成しなければならないことも

法律で定められています。

 

 

 

 

 

 

 

議事録とは、

ご存知のとおり、その開催された議事の経過や、

その議事の結果を主に記録したものです。

 

 

当然、法律で定められた書類ではありますので、

一応、「必ずこのような記載は入れなさいよ!」

ということは決まってはいますが、

(法定記載事項といいます)

 

原則として、その議事録の作成方法は自由です。

 

ですから、

用紙の大きさ、紙質、字の大きさやフォント、色、

フォーマットやテンプレートのデザイン…等々は

会社が自由に決めて結構ですし、

むしろ会社によって個性が出て当たり前です。

 

 

 

 

 

 

ただし、

これらの議事録は、

社内の役員や従業員だけが見るものではなく

例えば、会社の登記事項を変更する場合等に

それを証明する書類として法務局に提出する場合

も多々ありますので、

 

会社として外に出しても、

誇れるもの・恥ずかしくないものを

作成しておきたいものです。

 

 

 

 

さらに、これら議事録は

上記の法務局だけではなく、

一定の要件を満たした

株主・債権者・親会社の株主(出資者)が

その議事録の閲覧や謄写を求めた場合は、

それに応じる義務があります。

 

以前、定款でも同じような義務があることを

ご案内しましたね。

以前のブログ【定款の備え置き、閲覧・謄写とは?】

 

 

 

 

そして、

その閲覧や謄写の請求に備えるために

法律の定めた通り備え置く(保管する)

必要があります。

 

 

 

 

これが、また凄くややこしいので、

以下の表にしてみました!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ちなみに、

株主総会より取締役会議事録の方が

閲覧・当社の要件が厳しくなっているのは、

 

やはり、

取締役会では

 

「極秘プロジェクト」

「新商品・新規出店」

「機密事項」

 

…などと言った

重要な議事をおこなうことも多く、

そんな重要事項を記載した書類に対しての

規定であると考えられます!

 

 

 

 

 

 

繰り返しご案内しますが、

株主総会取締役会の開催も

それぞれの

議事録の作成と備え置きは

 

会社の義務です!

 

 

 

特に議事録は、

会が形式的な議事で終わった場合も

必ず必要になりますので、

お忘れのないよう作成しましょう。

 

 

 

 

 

行政書士法人スマイルは、

コンプライアンス・企業法務の

プロフェッショナルです!

 

例えば、

「登記事項を変更したいのだけど…」

お考えの経営者さまは

ぜひ行政書士法人スマイルにお声がけ下さい!

 

 

株主総会・取締役会それぞれの開催の必要性から

実際にどのように召集し、どのように開催すれば

良いか等のアドバイス

 

また開催後の議事録作成から

 

最終的な登記申請まで

 

ワンストップ全力サービス!します!!

 

※登記申請は提携の司法書士が行います。

 

 

そして、

きっと皆さまを“笑顔”にして差し上げます!